Зворотний бік грантової заявки та ШІ-гігієна
Донор фінансує не найкрасивіший текст, а організацію, якій можна довіряти: ваші факти правдиві, обіцянки виконуються, а гроші не зникнуть. Цей матеріал пояснює, що відбувається із заявкою після кнопки «Надіслати» і як користуватися штучним інтелектом так, щоб це не шкодило ні вам, ні донору.
01Про що цей матеріал
Ми підготували цей навчальний матеріал на основі вебінару від 29 вересня 2026 року.
- 20 років у проєктному менеджменті, з них 12 — всередині донорських інституцій;
- роздавала гранти від $5 000 до $500 000, управляла грантовим портфелем на $5 млн;
- понад 6 років — експертка в радах з оцінювання грантових заявок;
- членкиня Міжнародного інституту управління проєктами, сертифікована експертка з управління грантовими проєктами;
- сама подає заявки й допомагає іншим: лише за останній рік — майже $1 млн залучених коштів.
Що ви винесете з матеріалу
- Три етапи, які проходить заявка до рішення донора, і на яких відсіюються сильні ідеї.
- Як підготувати організацію до перевірки благонадійності.
- Як отримати додаткові бали на експертній оцінці.
- Правила безпечного й доречного використання ШІ в грантовій роботі.
02Найкоротший курс грантрайтингу (30 секунд)
- Прочитайте вимоги донора. Бажано двічі. Інколи — ще й стратегію донора.
- Відкрийте аплікаційну форму і дайте відповіді на всі запитання буквально.
Це базовий мінімум. Питають цифру — відповідайте цифрою. Питають опис — давайте опис. Не додавайте того, про що не питали: ліміти символів цього не пробачають. Дрібний сірий текст чи курсив під запитанням — це підказка, за якою структурою відповідати.
«Над річкою, під вербами»
Перші три критерії оцінювання: відстань до районного центру (км), кількість населення (осіб), рівень безробіття (%). Громада написала: «Наша мальовнича громада розташована в центрі району, над річкою, під вербами. Населення зменшується, безробіття зростає». Експертка не змогла перевести «під вербами» в кілометри і поставила в таблицю «дані відсутні». Громада втратила бали, які легко могла отримати.
Висновок: поетичні описи не замінюють даних, яких просить донор. Кожна відповідь має лягати в клітинку таблиці експерта.
03Що насправді оцінює донор
Зазвичай ми думаємо, що донор оцінює ідею, логіку проєкту, бюджет і досвід звітності. Це правда, але не вся. Донор також зважує:
- Організаційну надійність. Чи організація стала, чи має реальну команду й досвід, чи не виглядає як «фірма-одноденка».
- Спроможність виконати обіцяне. Чи зможе організація зробити те, що написала в ідеї та логіці проєкту.
- Управління ризиками. У проєктному менеджменті це другий за важливістю критерій оцінювання менеджера. Багато донорів надають за ризики окремі бали.
- Відповідність цінностям і стандартам донора.
- Репутацію та попередній досвід.
Заявка готова, і в останню мить хтось просить: «Накинь 3–5 базових ризиків». У результаті ризики майже однакові в усіх заявках. Пам’ятайте: ризики рівня організації і ризики конкретного проєкту — різні речі.
Якщо донор прямо підтримує новостворені організації, він опише власні критерії: місію, сектор, географію, унікальність, вплив. Якщо ні — досвіду немає в організації, але він є у вас. Обґрунтуйте, чому ваш досвід привів саме до цієї організації і цієї теми. Брак експертизи ви можете закрити, залучивши експертів.
04Шлях заявки після кнопки «Надіслати»
У майже кожного донора є 3 етапи. Вони можуть називатися інакше й йти послідовно або паралельно. Деякі донори повідомляють про кожен етап, інші — лише про фінальне рішення.
Чи дотримано формальних вимог
Чи можна вам довірити гроші
Чи сильна ідея за критеріями
| Етап | Хто перевіряє | Що перевіряють | Через що відсіюють |
|---|---|---|---|
| 1. Технічний відбір | Грантовий менеджер | Дедлайн, канал подання, повнота пакета, юридичні вимоги | Запізнення, не той канал, файл не відкривається або не знаходиться |
| 2. Перевірка благонадійності | Грантовий та фінансовий персонал, за потреби — моніторингова місія | Організаційна спроможність, політики, репутація, безпекові бази | «Червоні прапорці» на команду, конфлікт інтересів, негативний відгук попереднього донора |
| 3. Експертна оцінка | Пул внутрішніх або зовнішніх експертів | Зміст заявки за критеріями з балами | Низький бал у рейтингу, шаблонність, неперевірювані факти |
Етап 1Технічний відбір
Це перший фільтр: поки заявка його не пройде, вашу ідею ніхто не прочитає. Грантовий менеджер перевіряє заявку за простим списком і ставить «так/ні» у своїй таблиці:
- Дедлайн. Чи надійшла заявка вчасно. Вимоги однакові для всіх.
- Канал подання. Лише той, що вказаний в оголошенні (система, диск, пошта). Заявки на приватні адреси менеджерів донор не розглядає. У разі масового технічного збою донори зазвичай подовжують дедлайн.
- Повнота пакета і формати. Просять PDF — усе в PDF. Просять бюджет у їхній формі таблиці — саме в ній.
- Файли відкриваються і знаходяться. Див. правила назв нижче.
- Юридичні та реєстраційні вимоги. Організаційно-правова форма, мінімальний термін існування, географія. Грант для конкретних громад не прийме заявку з іншого регіону, навіть блискучу.
Чому назва файлу вирішує долю заявки
Фінансова менеджерка міжнародного фонду завантажила з пошти 200 заявок. У файлі «Шаблон бюджету (18)» вона перестала шукати, чий він. Усім наступним заявкам з такою назвою вона поставила «бюджету немає» і відхилила їх за неповний пакет.
Правила написання назв рідко прописують в інструкціях. Але це ваша відповідальність і показник уваги до деталей. Схема: абревіатура організації (3–5 літер) + тип документа + уточнення.
| Погано | Добре | Чому |
|---|---|---|
| Шаблон бюджету (18).xlsx | CEC_Budget.xlsx | Зразу видно, чий файл |
| Зварич резюме.pdf | CEC_CV_Zvarych_Project-Manager.pdf | Назва «прив’язує» резюме до організації і посади |
| Витяг 29.09.26.pdf | CEC_Extract_2026-09-29.pdf | Крапки в даті система може прочитати як розширення «.26», і файл не відкриється |
CEC — умовна абревіатура організації «Центр ефективної комунікації».
Наскрізне кодування файлів — частина внутрішніх правил документообігу. Заведіть їх разом із структурою папок і правами доступу на спільному диску.
Етап 2Перевірка благонадійності
На цьому етапі донор вирішує, чи можна довірити вам гроші. Глибина перевірки зростає разом із сумою гранту.
| Рівень | Коли | Що перевіряють |
|---|---|---|
| Базовий | Невеликий грант | Статут і реєстраційні документи, фінзвітність, оргструктура, команда поіменно, соцмережі. Перевірка в YouControl: податкова звітність, судові справи, провадження щодо шахрайства чи корупції |
| Середній | Грант більший за мінімальний | Аудиторський звіт або політики й процедури, дзвінок із командою. Контроль закупівель, право другого підпису, робота з ризиками |
| Глибинний | Великий грант або грант із субгрантуванням | Моніторинговий візит до підписання: інтерв’ю, спостереження, опитування команди. Субгрантові процедури, політика безпеки, діючі антикорупційні механізми |
Міжнародні реєстрації. Для грантів ЄС організації потрібен ідентифікаційний код учасника. Для американських — реєстрація в SAM.gov, унікальний ідентифікатор організації і чиста історія в санкційних списках. Донори часто також перевіряють команду в системах на кшталт Visual Compliance.
Донори спілкуються між собою і просять рекомендації. У практиці лекторки донор поставив умову: «На вашого ключового експерта є червоний прапорець — замініть його, інакше гранту не буде». Негативний лист від попереднього донора може перекреслити навіть ідеальну заявку.
Чек-лист: чи готова організація до перевірки благонадійності
Документація
- Ви оновили й відсканували статут, витяг, оргструктуру
- Резюме ключових осіб в єдиній формі (для європейських грантів — єдиний європейський формат резюме)
- Фінансові звіти доступні в електронному вигляді, а не лише в папці бухгалтера
- Ви зберігаєте все в папці «Базова інформація» у безпечному хмарному сховищі
Фінансові системи
- Роздільний облік за проєктами (окремий рахунок або хоча б окрема таблиця)
- Організація прописала процедури закупівель і запобігання конфлікту інтересів
- Подвійне погодження витрат і право другого підпису
Кадри та безпека
- Кодекс поведінки та політика безпеки
- Зрозуміла модель трудових відносин: штат, ФОП чи змішана
Репутація
- Реєстр попереднього досвіду з контактами для рекомендацій (див. нижче)
- Публічні історії успіху
Право другого підпису і голова організації в проєкті
Право другого підпису забезпечує взаємний контроль над ухваленням рішень. Воно також допомагає, коли керівник недоступний. Для донора це ознака базового управління ризиками.
Як оплатити роботу голови організації як керівника проєкту? Голова все одно витрачає на кожен проєкт 2–3 дні на місяць. Рішення таке:
- Надайте іншій особі (наприклад, бухгалтеру) нотаріально завірену довіреність на основі наказу про другого підписанта.
- У довіреності чітко пропишіть право укладати контракти від імені організації з її керівником.
- Зафіксуйте схему в політиці запобігання конфлікту інтересів.
Законодавство цього не забороняє, і така практика є в українських донорів. Деякі донори просять лише, щоб ці двоє людей не працювали в одному проєкті.
Політики — для себе, а не для галочки
Донор бачить, коли організація написала політики лише для нього або згенерувала їх у ШІ. Краще один зрозумілий збірник на 10 сторінок, який знає вся команда, ніж 50 сторінок тексту, яких ніхто не читав. Мінімум: фінансово-облікова, кадрова, за потреби — управління проєктами. Публікувати політики на сайті добре, але на оцінку це сильно не впливає.
Що має бути на сайті (навіть односторінковому): місія, цінності, команда, попередній досвід, головні результати та фінансові звіти.
Репутація і реєстр досвіду
Історія успіху — це зміна, а не подія. «Відбувся вебінар за участі 98 осіб» — це звіт про діяльність. Історія успіху — це те, що учасники за два тижні почали робити інакше і що це змінило. Документуйте такі історії й оприлюднюйте їх: донор їх відстежує.
Ведіть просту таблицю досвіду і заповнюйте її під час проєкту, а не через п’ять років:
| Дати | Назва проєкту | Бюджет | Головна мета | Ключові результати | Контакт у донора (ПІБ, посада, ел. пошта) |
|---|---|---|---|---|---|
Перевірте донора у відповідь
Перевірка благонадійності працює в обидва боки. У донора є власні ключові показники ефективності та стратегія; він не «здійснює мрії», а досягає своїх цілей через вас. Щоб грант не вийшов «не вартим нашої роботи», завчасно з’ясуйте реальні умови — на інфосесії або листом:
- Який це тип гранту (див. таблицю)?
- Як часто звітувати і скільки триває погодження? Наприклад, щомісячний фінзвіт на тиждень роботи плюс тиждень на виправлення — у піврічному гранті.
- Які додаткові показники моніторингу та інструменти відстеження вимагає донор?
- Скільки людей і часу піде саме на управління грантом, а не на його реалізацію?
| Тип гранту | Як працює | Чим звітуєте |
|---|---|---|
| Стандартний | Гроші на ваш бюджет | Програмні звіти + фінансові документи |
| Натуральний | Донор сам купує й передає товари чи послуги (трактор, консультант, ментор) | Використання отриманих ресурсів |
| Змішаний | Гроші + натуральна частина | Обидва види звітності |
| Спрощений | Невелика сума, аванс | Фінальний звіт |
| Фіксована сума | Сторони погоджують суму наперед | Досягнуті віхи, без фінансових документів |
Етап 3Експертна оцінка
Лише тепер експерти читають вашу ідею по суті. Вони отримують від донора критерії, де кожен блок має свою вагу в балах. Мета — набрати максимум і опинитися в рейтингу над рискою фінансування.
Приклад ваги критеріїв (фонд «Партнерство за сильну Україну»):
Якщо інші заявники написали ризики за 15 секунд у ChatGPT, а ви — продумано, це до 10 балів переваги. Вага критеріїв у кожного донора своя: десь бюджет може важити 40%, а методологія 20%. Деякі донори (наприклад, Український культурний фонд) публікують критерії разом із оголошенням. Якщо критеріїв немає — запитайте на інфосесії або листом.
Вартість на бенефіціара
Коли багато заявок мають близький бал, донор може поділити бюджет на кількість бенефіціарів. $23 на людину при більшому охопленні виглядає сильніше за $1 000. Рахуйте саме на бенефіціарів, а не на всю цільову аудиторію — це різні поняття. Не всі донори це враховують.
Спроможність і видимість
«Пізно говорити, які ми хороші, коли ми прийшли по гроші».— Руслан Краплич
При рівних балах донор дивиться, чи знає він цих людей і що вони робили раніше. Тому спроможність будують до заявки:
- комунікуйте про себе для бенефіціарів і донорів;
- будьте на форумах і заходах, знайомтеся з колегами;
- входьте в мережі та коаліції (зокрема Коаліцію надавачів соціальних послуг);
- починайте з малого: опитування, невеликі зміни в громадах. Покажіть, що ви вже рухаєтеся в цьому напрямку.
Експерти — теж люди
Якщо ідея зрозуміла, логіка присутня і ніщо не дратує, експерт схильний пробачити дрібні огріхи. Якщо ж з першої сторінки видно «все найкраще в одній заявці», бали падають навіть за бездоганної мови.
Що дратує оцінювачів найбільше (відповіді учасників вебінару): однотипність, шаблонні фрази, невідповідність умовам, відсутність логіки між активностями та результатами.
Донори забороняють експертам завантажувати заявки в ШІ: це непублічна інтелектуальна власність заявника. Якщо експерт очевидно згенерував відгук у ШІ, ви маєте право написати донору.
05ШІ-гігієна в грантовій роботі
Чи можна писати заявку з ШІ? Дивіться вимоги донора. Донор не забороняє — можна. Прямо забороняє — не можна. Європейська комісія дозволяє використовувати ШІ, якщо заявку написав не повністю штучний інтелект. Якщо донор питає, чи ви використовували ШІ, — відповідайте чесно. Якщо ви бачите, що текст згенерував ШІ, донор це теж бачить.
За даними Microsoft і LinkedIn, які навела лекторка, 75% працівників уже використовують ШІ у роботі. Питання не «чи», а «як».
Сміття на вході — сміття на виході
Якщо вставити в чат оголошення і написати «дай нам проєкт», ви отримаєте красиво оформлене сміття. ШІ може бути помічником, але не може вигадати за вас реальність.
Локальна ГО написала: «Будемо вносити зміни до законодавства». Проєкт не був адвокаційним, заявку повністю написав ШІ. Так само про ШІ свідчать вигадані адреси, посилання, що не відкриваються, і багато метафоричної «води».
Кібергігієна: чотири питання до будь-якого інструменту
- Чи це справжній інструмент? Перевіряйте офіційні назви і посилання. Не користуйтеся «ботами-помічниками для грантів» з неофіційних посилань: вони можуть збирати дані, зокрема для спецслужб держави-агресора. Перевірте, чи немає в інструменті власності держави-агресора.
- Що ви в нього завантажуєте? Див. таблицю «Можна / не можна» нижче.
- Як ви перевіряєте результат? Це ваша реальність чи та, яку придумав ШІ?
- Хто відповідає за результат? Авторські права, розкриття використання ШІ донору — ваша відповідальність.
Як працювати з промтом
Мовна модель звіряє кожен наступний запит з першим повідомленням. Кривий перший промт псує весь чат. Алгоритм із вебінару:
- У чернетковому чаті попросіть: «Склади мені промт, де ти — досвідчений грантрайтер». Додайте, навіть чорново, чотири елементи: контекст, завдання, обмеження, формат.
- Перечитайте й виправте отриманий промт.
- Відкрийте новий чат і вставте промт першим повідомленням, без зайвого.
- Попросіть переказати, як модель зрозуміла промт.
Одразу пропишіть, чого не робити: «Спирайся лише на надану інформацію. Якщо не можеш підтвердити факт — пиши «не можу підтвердити». Не вигадуй джерел і статистики».
Як зменшити галюцинації. Контекстне вікно обмежене. У довгому чаті модель починає вигадувати, більше хвалити й погоджуватися.
- Створіть проєкт і ведіть у ньому багато коротких чатів на різні задачі.
- Почалися галюцинації — поверніться до останньої адекватної відповіді й розгалузіть чат з цього місця.
- Попросіть підсумок напрацьованого і вставте його як промт у новий чат.
- Для чутливої інформації використовуйте тимчасові чати. Контролюйте пам’ять: інакше ШІ перенесе у заявку вибір шампуню чи ваші особисті розмови.
Перевіряйте кожен факт
Галюцинація — це дуже впевнена розповідь про те, що не є фактом. Експерти переходять за посиланнями й гуглять цифри. Неіснуючий «звіт Світової організації торгівлі» одразу знижує загальний бал.
Як у старій гуморесці Штепселя й Тарапуньки: «У липні — один концерт, у серпні — два. Звітуємо: у серпні 200% від липня». Не дайте ШІ придумати вам «200%».
Що можна і чого не можна завантажувати
| ✓ Можна | ✕ Не можна |
|---|---|
| Загальні описи | Персональні дані (ПІБ, телефони, списки учасників, дані бенефіціарів) |
| Публічні документи та статистика | Конфіденційна інформація й документи з умовою нерозголошення |
| Знеособлені кейси | Документи донора, які він забороняє поширювати (наприклад, грантова угода) |
| Шаблони без реальних даних | Чужі захищені авторським правом тексти, зображення, музику |
| Відповіді опитувань після видалення персональних даних | Особисті фото (ризик діпфейків та соціальної інженерії) |
Чому це важливо: чати можуть відкрити на запит правоохоронців, а сервіси можуть зламати. Лекторка навела приклад зламу чат-бота для найму персоналу мережі «Макдональдз» з витоком даних мільйонів кандидатів. Відповідальність за персональні дані несе той, хто їх завантажив. Орієнтири: Акт ЄС про штучний інтелект, Біла книга та рекомендації Мінцифри щодо ШІ.
Приховані ризики ШІ
- ШІ не знає вашого контексту: команди, громади, бенефіціарів. Контекст знаєте ви.
- Стереотипи «жертва — рятівник». Без вашої рамки ШІ опише цільову аудиторію як пасивних жертв, а не агентів змін. Це звучить поетично, але насторожує експерта.
- Втрата унікальності ідеї. Завантажена заявка може стати частиною навчальних даних, і модель запропонує вашу ідею сусідній організації.
- Детектори ШІ помиляються. Вони самі працюють на ШІ і не є істиною в останній інстанції.
ШІ на кожному етапі заявки
| Етап | Роль ШІ | Червоні лінії та ваша відповідальність |
|---|---|---|
| 0. Вибір інструменту | — | Офіційний сервіс, контроль пам’яті, тимчасові чати |
| 1. Аналіз конкурсу | Аналітик: швидко переглядає великі обсяги документів | Перевірте дедлайн, суму, географію. Знеособте дані |
| 2. Логіка проєкту | Спаринг-партнер: шукає прогалини в готовій логіці | Логіка та стратегічні рішення — тільки ваші |
| 3. Текст заявки | Редактор: чітка вимірювана мета, скорочення до ліміту, розшифрування абревіатур, вичитка | Ви вирішуєте, чи це про вас. Перевірка фактів і посилань |
| 4. Бюджет | Чернетка в електронній таблиці, підказки про забуті статті (вода для заходу), обґрунтування | Перевірте кожну цифру й формулу |
| 5. Подання | Фінальна вичитка на відповідність вимогам | Правила донора щодо ШІ, розкриття використання |
Інструменти, які радить лекторка
| Інструмент | Для чого найкраще |
|---|---|
| NotebookLM | Аналіз ваших джерел з посиланням на конкретний абзац; галюцинує найменше. Робить аудіоперекази документів |
| Claude | Сфокусована робота з документами, інфографіка, таймлайни, макетування PDF |
| ChatGPT | Ідеї, структурування, пріоритезація, гарні формулювання |
| Gemini | Інтеграція з Google, таблиці, дослідження й аналітика |
| Perplexity | Пошук і аналіз джерел, огляд контексту та конкурентів. Просіть посилання й перевіряйте їх |
| Gamma | Швидка візуалізація вашого тексту в презентацію |
«Всі брешуть, тому все треба перевіряти».— Оксана Зварич, на питання, чи можна довіряти Perplexity
Для дослівної транскрипції запису лекторка використовує закрите відео на YouTube та його автоматичні субтитри.
06Підсумки
За красивим текстом донор шукає докази і відповідає собі на три питання:
Пам’ятайте: усе, чого ви не написали в заявці, не «розуміється само собою». Розшифровуйте абревіатури: у комісії 3–5 експертів з різним досвідом.
Чек-лист перед натисканням «Надіслати»
- Ви двічі прочитали вимоги та критерії донора
- Ви відповіли на кожне запитання форми буквально й у межах ліміту
- Ви написали ризики під цей проєкт, а не шаблонно
- Ви вручну перевірили кожен факт і посилання
- Ви назвали файли за схемою «Абревіатура_Тип_Уточнення», без крапок у датах
- Формати відповідають вимогам, усі файли відкриваються
- Ви надсилаєте пакет через вказаний канал і до дедлайну
- Ви використовуєте ШІ за правилами донора і розкриваєте це, якщо донор просить
- Жодних персональних чи конфіденційних даних у чатах ШІ
- Ви з’ясували реальні умови звітності й заклали ресурс на управління грантом
07Питання для самоперевірки
Натисніть на питання, щоб побачити відповідь.
Які три етапи проходить заявка і на якому з них вперше читають вашу ідею?
Технічний відбір, перевірка благонадійності, експертна оцінка. Експерти читають ідею по суті на третьому.
Чому файл «Витяг 29.09.26.pdf» може коштувати вам гранту?
Система може прочитати крапки як розширення; файл не відкриється, і менеджер вважатиме пакет неповним.
Що таке «реальні умови гранту» і як їх дізнатися до подання?
Усе, що доведеться робити для прийняття звітів: тип гранту, частота звітності, моніторинг. Питайте на інфосесії або листом.
Як оплатити роботу голови ГО як керівника проєкту?
Оформіть нотаріальну довіреність другому підписанту на укладання контракту з керівником і зафіксуйте схему в політиці конфлікту інтересів.
Чим історія успіху відрізняється від звіту про захід?
Вона описує зміну в житті чи практиці людей, а не сам факт події та кількість учасників.
Чому перший промт треба готувати в окремому чаті?
Модель звіряє всі наступні запити з першим повідомленням; воно має бути чистим і продуманим.
Що з переліченого не можна завантажувати в ШІ: список учасників з телефонами, публічне оголошення конкурсу, грантова угода з умовою нерозголошення?
Список з телефонами і угоду з умовою нерозголошення. Публічне оголошення — можна.
08Корисні ресурси з вебінару
- Презентація вебінару «Зворотний бік грантової заявки та ШІ-гігієна: що бачить донор?»
- «Гранти до кави» — телеграм-канал Оксани Зварич про гранти, гроші і здоровий глузд. Трохи донорського закулісся, проєктних факапів і корисних знахідок для тих, хто хоче перетворювати ідеї на профінансовані проєкти.
- «Очима донора: що стоїть за рішенням підтримати проєкт» — стаття лекторки за підсумками панельної дискусії з донорами: логіка проєкту, людиноцентричний підхід, підрахунок бенефіціарів.
- Біла книга з регулювання ШІ в Україні: бачення Мінцифри
- Поради з відповідального використання штучного інтелекту публічними службовцями
- Living guidelines on the responsible use of generative AI in research — настанови Європейської комісії щодо відповідального використання генеративного ШІ в дослідженнях.
- Коаліція надавачів соціальних послуг — відкрита для зареєстрованих надавачів послуг.